Below is a detailed guide to the
process:
Check Articles of Association (AOA): Review the company's Articles of Association to
ensure compliance with any specific provisions regarding the increase of authorized
capital.
Convene Board Meeting: Convene a meeting of the Board of Directors to
propose the increase of authorized capital. Prepare and circulate the agenda
along with necessary documents to the board members in advance of the meeting.
Pass Board Resolution: During the board meeting, discuss and approve the
proposal for increasing the authorized capital. Pass a resolution by a majority
vote of the directors present and voting. Specify the details of the proposed
increase, including the amount of increase and any related matters.
Convene Shareholders' Meeting: Convene a general meeting of the shareholders to
obtain their approval for the increase of authorized capital. Serve written notice
to all shareholders, specifying the date, time, and agenda of the meeting,
along with any relevant documents.
Hold Shareholders' Meeting: During the shareholders' meeting, present the
proposal for increasing the authorized capital. Obtain approval from the
shareholders by passing a special resolution, which requires the affirmative
vote of shareholders representing at least 75% of the voting rights present and
voting.
File Form SH-7: Within 30 days of passing the special resolution,
file Form SH-7 with the Registrar of Companies (RoC) to intimate them about the
increase of authorized capital. Attach the necessary documents, including the
board resolution, shareholders' special resolution, and altered Memorandum of
Association (MoA). Pay the prescribed filing fee.
Amend Memorandum of Association (MoA): Amend the MoA of the company to reflect the increase
of authorized capital. Ensure compliance with the requirements of Section 13 of
the Companies Act, 2013, regarding alteration of MoA.
Update Other Records: Update other relevant records and documents,
including the Share Certificate, Register of Members, and any agreements or
contracts, to reflect the increase of authorized capital.
Compliance
with Disclosure Requirements: Ensure compliance with any additional disclosure
requirements applicable to the increase of authorized capital, such as those
related to related party transactions or disclosure in financial statements.
By
following these steps and adhering to the requirements of the Companies Act,
2013, a company can successfully increase its authorized capital. It's
essential to maintain proper documentation and ensure timely compliance with
all legal and regulatory obligations.
इस प्रक्रिया के लिए एक विस्तृत मार्गदर्शिका इस प्रकार है।:
एसोसिएशन के लेख (एओए) की समीक्षा करना: अधिकृत पूंजी मे वृद्धि के संबंध में किसी भी विशिष्ट प्रावधान का अनुपालन सुनिश्चित करने के लिए कंपनी के एसोसिएशन लेख की समीक्षा करना आवश्यक है।
बोर्ड बैठक बुलाना: अधिकृत पूंजी में वृद्धि का प्रस्ताव देने के लिए निदेशक मंडल की बैठक बुलानी होती है। बैठक से पहले एजेंडा तैयार कर बोर्ड सदस्यों को आवश्यक दस्तावेज के साथ भेजना होता है।
बोर्ड प्रस्ताव पारित करना: बोर्ड बैठक के दौरान अधिकृत पूंजी बढ़ाने के प्रस्ताव पर चर्चा कर उसे सहमति प्रदान कर पारित करना होता है । उपस्थित और मतदान करने वाले निदेशकों की संख्या मे बहुमत मत से प्रस्ताव पारित करें। प्रस्तावित वृद्धि का विवरण निर्दिष्ट करें, जिसमें वृद्धि की राशि और कोई भी संबंधित मामला भी शामिल हो।
शेयरधारकों की बैठक बुलाना: अधिकृत पूंजी में वृद्धि के लिए शेयरधारकों की मंजूरी प्राप्त करने के लिए बोर्ड प्रस्ताव पारित होने के बाद उनकी भी एक आम बैठक बुलानी होती है। इसके लिए सभी शेयरधारकों को प्रासंगिक दस्तावेज़ के साथ बैठक की तारीख, समय और एजेंडा निर्दिष्ट करते हुए नोटिस भेजी जाती है।
शेयरधारकों की बैठक आयोजित करना: शेयरधारकों की बैठक के दौरान अधिकृत पूंजी बढ़ाने का प्रस्ताव प्रस्तुत करने के उपरांत शेयरधारकों की सहमति से विशेष प्रस्ताव पारित करना होता है जिसके लिए उपस्थित कम से कम 75% मतदान अधिकारों का प्रतिनिधित्व करने वाले शेयरधारकों के सकारात्मक वोट की आवश्यकता होती है।
फॉर्म एसएच-7 दाखिल करना: विशेष प्रस्ताव पारित होने के 30 दिनों के भीतर, रजिस्ट्रार ऑफ कंपनीज (आरओसी) के पास फॉर्म एसएच-7 दाखिल करना होता है ताकि उन्हें अधिकृत पूंजी वृद्धि के बारे में सूचित किया जा सके। इसके साथ बोर्ड प्रस्ताव, शेयरधारकों के विशेष प्रस्ताव और परिवर्तित मेमोरेंडम ऑफ एसोसिएशन (एमओए) सहित आवश्यक दस्तावेज संलग्न कर निर्धारित फाइलिंग शुल्क का भुगतान करना होता है।
मेमोरेंडम ऑफ एसोसिएशन (एमओए) में संशोधन करना: अधिकृत पूंजी की वृद्धि को दर्शाने के लिए कंपनी के एमओए में संशोधन किया जाता है। एमओए में परिवर्तन के संबंध में कंपनी अधिनियम, 2013 की धारा 13 की आवश्यकताओं का अनुपालन सुनिश्चित करना आवश्यक है।
अन्य रिकॉर्ड अपडेट करना: शेयर प्रमाणपत्र, सदस्यों का रजिस्टर और किसी भी समझौते या अनुबंध सहित अन्य प्रासंगिक रिकॉर्ड और दस्तावेजों को अपडेट करें, ताकि अधिकृत पूंजी की वृद्धि प्रतिदर्शित हो सके।
प्रकटीकरण आवश्यकताओं का अनुपालन: अधिकृत पूंजी की वृद्धि पर लागू होने वाली किसी भी अतिरिक्त प्रकटीकरण आवश्यकताओं का अनुपालन सुनिश्चित करें, जैसे किजो संबंधित पार्टी लेनदेन या वित्तीय विवरणों में प्रकटीकरण आदि।
इन चरणों और कंपनी अधिनियम, 2013 की आवश्यकताओं का पालन कर, एक कंपनी अपनी अधिकृत पूंजी को सफलतापूर्वक बढ़ा सकती है। उचित दस्तावेज़ीकरण बनाए रखना और सभी कानूनी और नियामक दायित्वों का समय पर अनुपालन सुनिश्चित करना आवश्यक है।
