Here's a detailed guide to the process:
Check Articles of Association (AOA): Review the company's Articles of Association to
understand any specific provisions regarding the removal of directors.
Convene Board Meeting: Convene a meeting of the Board of Directors to
propose the removal of the director. Prepare and circulate the agenda along
with necessary documents to the board members in advance of the meeting.
Provide Notice to Director: Provide written notice to the director proposed for
removal, informing them of the intention to consider their removal at the upcoming
board meeting. Ensure compliance with the notice period as specified in the
company's AOA or applicable regulations.
Hold Board Meeting: During the board meeting, discuss the reasons for the
proposed removal of the director. Pass a resolution for the removal of the
director by a simple majority vote of the directors present and voting. Ensure
compliance with quorum requirements as per the company's AOA or applicable
regulations.
Serve Notice of Removal: Provide written notice of the board's resolution for
the removal of the director to the concerned director within 30 days of the resolution.
The notice should specify the date of the board meeting, the resolution for
removal, and the effective date of removal.
File Form DIR-12: Within 30 days of the resolution for removal, file
Form DIR-12 with the Registrar of Companies (RoC) to intimate them about the
removal of the director. Attach the necessary documents, including the board
resolution for removal and the notice served to the director. Pay the prescribed
filing fee.
Update Register of Directors: Update the Register of Directors maintained by the
company to reflect the removal of the director. Ensure compliance with the requirements
of Section 170 of the Companies Act, 2013, regarding maintenance of registers.
Update Other Records: Update other relevant records and documents,
including the Memorandum of Association, Share Certificates, and any agreements
or contracts, to
reflect the removal of the director.
Compliance with Disclosure Requirements: Ensure compliance with any additional disclosure
requirements applicable to the removal of directors, such as those related to
related party transactions or conflict of interest.
By
following these steps and adhering to the requirements of the Companies Act,
2013, a company can successfully remove a director. It's essential to maintain
proper documentation and ensure timely compliance with all legal and regulatory
obligations.
इस प्रक्रिया के लिए एक विस्तृत मार्गदर्शिका इस प्रकार है।:
एसोसिएशन के लेख (एओए) की समीक्षा करना: निदेशकों को हटाने के संबंध में किसी भी विशिष्ट प्रावधान को समझने के लिए कंपनी के एसोसिएशन लेख की समीक्षा करना।
बोर्ड बैठक बुलाना: निदेशक को हटाने का प्रस्ताव देने के लिए निदेशक मंडल की बैठक बुलाना और बैठक से पहले एजेंडा तैयार कर बोर्ड सदस्यों को आवश्यक दस्तावेजों के साथ भेजना।
निदेशक को नोटिस प्रदान करना: हटाने जाने वाले प्रस्तावित निदेशक को लिखित नोटिस प्रदान करें, जिसमें उन्हें आगामी बोर्ड बैठक मे हटाने पर विचार करने के इरादे की जानकारी दी जाए। कंपनी के एओए या लागू नियमों में निर्दिष्ट नोटिस अवधि का अनुपालन सुनिश्चित करना आवश्यक है।
बोर्ड बैठक आयोजित करना: बोर्ड बैठक के दौरान, निदेशक को हटाने के प्रस्तावित कारणों पर चर्चा करने के उपरांत, निदेशक को हटाने के लिए उपस्थित निदेशकों के साधारण बहुमत से प्रस्ताव पारित करना होता है। कंपनी के एओए या लागू नियमों के अनुसार कोरम आवश्यकताओं का अनुपालन सुनिश्चित करना आवश्यक है।
निष्कासन की सूचना देना: निदेशक को हटाने के लिए बोर्ड के प्रस्ताव की लिखित सूचना संबंधित निदेशक को 30 दिनों के भीतर प्रदान करनी होती है। नोटिस में बोर्ड बैठक की तारीख, हटाने का प्रस्ताव और हटाने की प्रभावी तारीख निर्दिष्ट होनी चाहिए।
फ़ाइल फॉर्म डीआईआर-12: प्रस्ताव पारित होने के 30 दिनों के भीतर, कंपनी रजिस्ट्रार (आरओसी) के पास फॉर्म डीआईआर-12 दाखिल करना होता है ताकि उन्हें निदेशक को हटाए जाने के बारे में सूचित किया जा सके। फॉर्म डीआईआर-12 के साथ बोर्ड के प्रस्ताव और निदेशक को दिए गए नोटिस सहित आवश्यक दस्तावेज़ संलग्न कर निर्धारित फाइलिंग शुल्क का भुगतान करना होता है।
निदेशकों के रजिस्टर को अपडेट करना: निदेशक को हटाने पश्चात कंपनी द्वारा बनाए गए निदेशकों के रजिस्टर को अपडेट करना होता है। रजिस्टरों के रखरखाव के संबंध में कंपनी अधिनियम, 2013 की धारा 170 की आवश्यकताओ का अनुपालन सुनिश्चित करना आवश्यक है।
अन्य रिकॉर्ड अपडेट करना: मेमोरेंडम ऑफ एसोसिएशन, शेयर सर्टिफिकेट और किसी भी समझौते या अनुबंध सहित अन्य प्रासंगिक रिकॉर्ड और दस्तावेजों को निदेशक को हटाने को प्रदर्शित करने के लिए अपडेट करना होता है।
प्रकटीकरण आवश्यकताओं का अनुपालन: निदेशकों को हटाने के लिए लागू किसी भी अतिरिक्त प्रकटीकरण आवश्यकताओं का अनुपालन सुनिश्चित करना आवश्यक है, जैसे कि संबंधित पक्ष लेनदेन या कान्फ्लिक्ट ऑफ इंटरेस्ट से संबंधित।
इन चरणों और कंपनी अधिनियम, 2013 की आवश्यकताओं का पालन करके, कोई कंपनी किसी निदेशक को सफलतापूर्वक हटा सकती है। उचित दस्तावेज़ीकरण बनाए रखना और सभी कानूनी और नियामक दायित्वों का समय पर अनुपालन सुनिश्चित करना आवश्यक है।
