Below is a detailed guide to the
process:
Review Articles of Association (AOA): Review the company's Articles of Association to
understand any specific provisions regarding the resignation of directors.
Convene Board Meeting: Convene a meeting of the Board of Directors to
consider and accept the resignation of the director. Prepare and circulate the
agenda along with necessary documents to the board members in advance of the
meeting.
Pass Board Resolution: During the board meeting, pass a resolution accepting
the resignation of the director. The resolution should specify the name of the resigning
director, the effective date of resignation, and any other relevant details.
Obtain the resignation letter from the director confirming their intention to
resign.
File Form DIR-12: Within 30 days of the resignation, file Form DIR-12
with the Registrar of Companies (RoC) to intimate them about the resignation of
the director.Attach the necessary documents, including the board resolution
accepting the resignation and the resignation letter from the director. Pay the
prescribed filing fee.
Update Register of Directors: Update the Register of Directors maintained by the
company to reflect the resignation of the director. Ensure compliance with the requirements
of Section 170 of the Companies Act, 2013, regarding maintenance of registers.
Issue Letter of Resignation Acceptance: Provide the resigning director with a letter
acknowledging the acceptance of their resignation. Confirm the effective date
of resignation and any other relevant details.
Update Other Records: Update other relevant records and documents,
including the Memorandum of Association, Share Certificates, and any agreements
or contracts, to reflect the resignation of the director.
Compliance with Disclosure Requirements: Ensure compliance with any additional disclosure
requirements applicable to the resignation of directors, such as those related
to related party transactions or conflict of interest.
By
following these steps and adhering to the requirements of the Companies Act,
2013, a company can successfully manage the resignation of a director. It's essential
to maintain proper documentation and ensure timely compliance with all legal
and regulatory obligations.
इस प्रक्रिया के लिए एक विस्तृत मार्गदर्शिका इस प्रकार है।:
एसोसिएशन आर्टिकल्स (एओए) की समीक्षा करना: निदेशकों के इस्तीफे के संबंध में किसी विशिष्ट प्रावधान को समझने के लिए कंपनी के एसोसिएशन आर्टिकल्स की समीक्षा करनी होती है।
बोर्ड बैठक बुलाना: निदेशक के इस्तीफे पर विचार करने और उसे स्वीकार करने के लिए निदेशक मंडल की बैठक की जाती है। और प्रसारित करें बैठक से पहले एजेंडा तैयार कर बोर्ड के सदस्यों को आवश्यक दस्तावेजों के भेजना होता है।
बोर्ड प्रस्ताव पारित करना: बोर्ड बैठक के दौरान, निदेशक के इस्तीफे को स्वीकार करते हुए एक प्रस्ताव पारित करना होता है। प्रस्ताव में इस्तीफा देने वाले निदेशक का नाम, इस्तीफे की प्रभावी तिथि, और अन्य प्रासंगिक विवरण निर्दिष्ट होने चाहिए। निदेशक से उसके इस्तीफे की सहमति की पुष्टि करने वाला त्याग पत्र प्राप्त करना होता है।
फाइल फॉर्म डीआईआर-12: इस्तीफे के 30 दिनों के भीतर, कंपनी रजिस्ट्रार (आरओसी) के पास फॉर्म डीआईआर-12 दाखिल करना होता है ताकि उन्हें निदेशक के इस्तीफे के बारे में सूचित किया जा सके। इसके लिए इस्तीफा स्वीकार करने वाला बोर्ड संकल्प, निदेशक का त्याग पत्र और आवश्यक दस्तावेज़ संलग्न करें तत्पश्चात निर्धारित फाइलिंग शुल्क का भुगतान करें।
निदेशकों के रजिस्टर को अपडेट करना: निदेशक के इस्तीफे को दर्शाने के लिए कंपनी द्वारा बनाए गए निदेशकों के रजिस्टर को अपडेट करें। रजिस्टरों के रखरखाव के संबंध में कंपनी अधिनियम, 2013 की धारा 170 की आवश्यकताओ का अनुपालन सुनिश्चित करें।
त्यागपत्र स्वीकृति का पत्र जारी करें: इस्तीफा देने वाले निदेशक को उनके इस्तीफे की स्वीकृति का पत्र प्रदान करें। जिसमे इस्तीफे की प्रभावी तारीख और कोई अन्य प्रासंगिक विवरण की पुष्टि करें।
अन्य रिकॉर्ड अपडेट करें: मेमोरेंडम ऑफ एसोसिएशन, शेयर सर्टिफिकेट और किसी भी समझौते या अनुबंध सहित अन्य प्रासंगिक रिकॉर्ड और दस्तावेजों को निदेशक के इस्तीफे को प्रदर्शित करने के लिए अपडेट करें।
प्रकटीकरण आवश्यकताओं का अनुपालन: निदेशकों के इस्तीफे पर लागू होने वाली किसी भी अतिरिक्त प्रकटीकरण आवश्यकताओं का अनुपालन सुनिश्चित करें, जैसे कि जो संबंधित पार्टी लेनदेन या कान्फ्लिक्ट ऑफ इंटेरेस्ट से संबंधित हैं।
इन चरणों और कंपनी अधिनियम, 2013 की आवश्यकताओं का पालन करके, एक कंपनी एक निदेशक के इस्तीफे की ऑपचारिकता को सफलतापूर्वक पूरा कर सकती है। इसका उचित दस्तावेज़ीकरण बनाए रखना और सभी कानूनी और नियामक दायित्वों का समय पर अनुपालन सुनिश्चित करना आवश्यक है।
